字文档处理

5 个 WORD 排版中的实用技能

 

使用 Word 文档写作的过程中,由于没有经过专业学习,我们往往并不知道一些非常好用的技能。

技能一 Tab 键的使用

段落首行缩进是几乎每个人都知道的规矩,但很多人却常常使用空格键来做看起来像缩进的动作,这种操作对于大篇幅的文章格式整体调整来说,就非常复杂和讨厌了。一般情况下,我们会选中全段,在段落格式中设置首行缩进。如果你实在不愿意,在段落一开始,摁下 Tab 键,自然会缩进半英寸。另外,如果你经常在 Word 中做脚本、名单、数据等表格内容,填写时不要用鼠标一个个点击空格,使用 Tab 键,即可快速定位到下一个格子,这样可以节省数倍时间。


技能二 巧妙使用导航窗格

点击视图、勾选导航窗格,在左边栏会弹出这样的导航窗格,我们常用第二种目录形式,会显示出整篇文章的目录,使用鼠标在文章目录点击,即可定位到正文当中的相应地方,快速排版格式。如果打开导航窗格时,你发现你没有文章目录,说明你的文章并没有明确的排版分级。点击视图,点击大纲视图,在大纲视图中为标题、章目录、节目录等依次分级为一级、二级、三级、四级……关闭大纲视图之后,就能看到你的文章目录。


技能三 巧妙使用 Ctrl 和 Shift 选择相应文本

如果我们要选择连贯的几个段落,可以使用鼠标光标从选段开头拖选到选段结尾。然而你其实可以随意选择选段开始的几个字或者几行,然后摁住 Shift 键的同时,用光标在选段结尾点击一次,即可全选整个对象,这在选择对象超过几页的情况下特别实用;但如果我们选择的对象是不连贯的呢?比如这三段文字当中,我们要选择第一段和第三段,如何一次性选择?我们可以选择其中一段,再摁住 Ctrl 键,再选择另一段,这种方法也可以选择一两句文字。


技能四  格式刷的双击使用

我们知道任何排版工具中格式刷都有一定的省时省力作用。其实在 Word 当中,格式刷在经过双击之后,是可以重复使用多次的。比如我们选择这一段文字,然后将它加粗、切换字体、加大字号,在文章其他地方有很多处都需要做同样的处理,则可以选择已处理的这段文字,在格式刷上双击,如此一来,就可以在其他目标文本上重复刷格式了。结束之后,再点击一次格式刷即可解除。这个功能和其他我们所提到的功能一起,在论文、策划、甚至书本写作当中相辅相成,事半功倍。


技能五  Insert 键的注意事项

排版的时候,一定会涉及到在文章中间部分修改或添加文字,但偶尔情况下,你修改或添加的时候发现,原来的文字被覆盖掉了。这是为什么呢?大概是你不小心摁到了 Insert 键,启用了覆盖功能,这时候只需要再次摁一下 Insert 键就可以了。所以平时的操作中,你也可以巧妙使用 Insert 键选择插入或者覆盖功能,提升效率、节约时间。

Tags : word排版文字处理

4 评论

  1. 建议一下,提供一个文章转发键吧,包括朋友圈、收藏、邮件发送等,这样一来就更好了,我可以保存对我尤其重要的内容了。

写个评论吧!