收集了那么多所谓的高效工具,你都用对了吗(上篇)

正式做 Topbook 这么久以来,我发现对于工具的使用呈现严重的两极分化:一端是完全不懂得利用新兴工具去解决生活中的小问题,无故增加工作量;另一端是妄图通过各种工具偷懒取巧,求破解、求免费。

比如我见过一些哪怕是令人尊敬的专家学者,在文档软件中,用连续敲几次空格键的方式做到首行缩进;用连续敲几次回车键的方式给文章分页。结果后来要插入新段落时,后面的格式全乱了,然后又花几个小时排版。

当然,我见过更多的是那些每天都在问 “有什么工具可以管理自己的时间”、 “有什么工具可以让自己自律”、“有什么工具可以让自己提高效率?” 的人。然而管理时间和自律从来都是自己的事。

在工具使用方面,我个人遵循的宗旨是:让工具为我所用,而不是依赖工具。 因此,我会用两篇文章给大家推荐我个人所使用的工具和心得。

 

(一)关于任务清单

目前我并没有使用任何工具来帮我处理清单。并不是因为那些工具不实用,而是它们大多没有告诉你一个关键问题:你根本不需要完成所有的事情。

很多人就抱着要解决掉所有事情的心态,去找工具、找方法。结果发现他们用了四象限法则、用了清单工具、用了番茄时钟,还是没卵用。于是开始怀疑方法有问题,或者怀疑自己是不是没有别人聪明。

其实,最简单的方法就是,不管用一张纸还是一个笔记应用,列出当下要处理的十件事情,把最重要、最有价值、最接近你目标的那一件事情放在第一个,第二个权重稍低,第三个更低。

如果这是你当天的任务清单,那么完成最最重要的一两件事情对你来说就是巨大胜利。你根本就不用为其他没有完成的事情着急,因为你根本就做不完(具体原因,可以点击这里看我之前写过的一篇文《关于非线性思维的思考》)。

与此相反,很多人的状态基本上就是:列出一大堆没有权重的清单,挑肥拣瘦地找自己觉得容易的或者刚好找上门来的事去处理,盲目工作了一天,看似完成了很多事情,假装安慰自己一级棒,实质上跟自己目标相关的事情一件都没有做,处于一种长期低效的恶性循环中而不自知。

我对工具的选择原则是,首先确定我的工作方式是什么,然后再去看有没有能够更好地帮助到我的工具。由此你也可以判断出来,哪些工具对你有利,哪些工具对你有害。所谓甲之蜜糖,乙之砒霜。

如果你明白以上问题,使用一张便签纸来做任务清单,也比用任何工具要强。

 

(二)关于个人生活和照片管理:

对于照片管理,我的照片并不多,所以不存在如何整理。倒是拥有很多的音频、视频、图片素材,这些统统使用文件夹来管理,并且都命好名字。由此我得出一个结论就是,庞大的图片和视频素材面前( 不管是生活还是工作的 ),任何工具都是纸老虎。至少出于目前科技的易用性和安全性考虑,还是乖乖整理文件夹吧,什么牛逼的工具,那都是懒人们的借口。当然啦,一定要依赖工具,整体图片素材来说,Eagle 也是不错的选择。

而对于生活,OneNote 、EverNote( 印象笔记 )在诸多笔记应用当中,可靠性和丰富程度是最强的,因为这么多年以来,他们都在深耕这个领域。如果不是因为 OneNote 同步网络问题严重,而我又不习惯挂 VPN ,我会一直使用 OneNote 。 后来转向了 EverNote,并且成为付费用户。当然,很多软件评测会告诉你说,OneNote 和 EverNote 分别适合的领域不一样,一个适合生活,一个适合知识管理什么什么的。无论测评多么专业,适合自己的,才是最好的。

不管你选择 OneNote 、 EverNote 还是使用其他云空间,抑或是使用本地存储,都避免不了要谈的一个问题是:你怎么构建目录?或者说如何整理这些零零总总的文件?

事实上,不同的工作性质和不同的生活习惯决定了不同的目录,所以除了给出一定的例子,我们别无他法。如果一定要一个基础模式,那就从【信息的输入和输出】来考虑。

所以我一般会有以下的基础文件夹:

  • 输入( Input )
    • 碎片信息
    • 碎片灵感
    • 读书笔记
    • 学习培训
  • 整理( Organize )
    • 类目
      • 工作
      • 生活
    • 存档
      • 20180702
      • 20180703
      • 20180704
  • 输出( Output )
    • 写作
      • 《某某某书》
      • 《某某某剧本》
      • 《某某某分析》
    • 日记
      • 20180702
      • 20180703
      • 20180704
    • 乱想
      • 胡侃 001
      • 胡侃 002
      • 胡侃 003

有了整理和归档的意识,然后再去选择工具,才能真正发挥工具的效用,否则,只会变成工具的奴隶或者再次怀疑工具。基于此,你可以根据自己的实际情况,把做好的目录按照 OneNote 或者 EverNote 的结构罗列出来,在使用过程中一边适应一边修改,直到最终习惯。

除此之外,你也可以借用其他的软件,比如 Omnifocus、Things3 或者 Asana,前两者主要基于 Mac ,第三个全平台可用,但只有英文。

(三)关于碎片化内容的整理:

在我遇到各种剪藏功能之前( 印象笔记·剪藏、Pocket ),我一直习惯于打开一个 Word 文档,一边搜索有用的信息,一边把我觉得有用的内容复制下来,粘贴在 Word 文档相应的地方,并且为他们保留来源的超链接。查看的同时,我会对所有内容根据我的想法重新整理成文。最后归类到相应的文件夹当中。

当我开始使用各种剪藏功能时候,一开始觉得特别惊艳,因为你只需要一两步,就把自己认为的精华内容收入囊中。但不久之后,我得出一个结论:如果你本身就没有主动性,就别轻易使用如此方便的功能。

此前我主动搜集和整理文档的过程虽然困难,但它一直在调用我的思考力,力求把所有碎片化的东西系统化,最终完成一个完整的思考路径,虽然完成搜集看似花了更多时间,但我已经完成整个信息处理过程的一大半,剩下的就只有巩固消化。而使用剪藏工具后,即便能快速搜集出一大堆信息和数据,我也完全不敢保证我还会再来看它几眼。

所以最后,我把整个流程简化为:

第一,保留剪藏功能,但除非与我要深入研究的内容有重要联系,否则无需剪藏;如果看似有联系的内容,不剪藏,而是直接打开常用笔记本,把想到的点输入进去。

第二,这个常用笔记本可以是任何笔记本,但永远只用一页纸或者一个文档来写随机灵感,比如石墨文档的某一个文档,苹果备忘录的某个笔记。并且永远只选择一种笔记本,不在多种工具中游移不定。因为你会发现,其实你用到的永远都只有那么点功能。

以上两个做法的好处是,你的剪藏内容永远都为体系化思考服务,而你的碎片灵感永远都不超过一页纸。随时供你分类整理。

(四)关于云办公方式:

当各种云服务、云办公还没火起来的时候,我就作为微软 Windows8 的预览版用户,一直使用 OneDrive、OneNote,以及 Word、PPT、Excel 等办公套件。OneDrive 是一款目前被集成在 Windows10 系统中的云盘。当然,你也可以安装在 Windows7 及苹果电脑、苹果手机、安卓手机当中。我甚至曾一度沉溺于这种云服务的炫酷幻觉。因为随时随地打开文档和编写,确实特别方便。直到 OneDrive 网站有一天突然打不开,而我在公司写的文档,在家里用笔记本打开却并没有及时同步过来。

并不是说微软产品有多不好,这不过是因为国外的网络环境。

然后我意识到,使用【百度云+Office】套件也不是不可以,后来考虑同步的稳定性和安全性,我开始使用【坚果云+Office】。

到现在,【坚果云+Office】 一直是我工作上面重要文件的黄金搭档。

另外,我用了【石墨文档】来配合我的个人写作。因为我每天几乎要写出的文字超过 2000 字,有时候甚至上万字。为了提高工作效率,我不能花费大量的时间在排版上,而石墨文档大大解决了这个问题——在公司电脑上打开浏览器,立马开始写作;离开的时候不用保存,直接关掉电脑。在家里,灵感来的时候翻开笔记本,打开浏览器,继续写作。

当然,你也可以使用印象笔记或者 OneNote ,前提是建立好自己的目录。我选择石墨最大的原因是,不用安装软件。

除此之外,随着这些习惯的养成,我发现云办公并不是我所想要达到的最终目的。所以尽量减少了其他的云工具使用。让更多工作得以离线和专注。

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5 评论

  1. 为知、印象、Word在不同软件里游走,最近反而是Word用的最频繁。不得不说开始回归朴实-笔记本+笔

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