收集了那么多所谓的高效工具,你都用对了吗(下篇)

如果你在之前的文章《收集了那么多所谓的高效工具,你都用对了吗( 上篇 )》中有所收获,那么今天的( 下篇 ),我想在分享一些工具使用心得的同时,向你说明一些本质问题。

我们都听过那句话,人和动物最大的区别就是制造工具和使用工具。然而这些并不是绝对。比如婆罗洲的黑猩猩会用树叶制作口哨来吓跑敌人;乌鸦喝水的故事也不是预言,它们真的会自己找来石头填满瓶子以达到目的;一种拳击手蟹会挥舞扎人的海葵来当作自己的防御武器……

人类没有我们自己想象的那么聪明,能够使用那些一学就会的工具比乌鸦会用石头喝到水难度大不了多少。比如刀切肉、削水果,我们都会,然而中国厨师所使用的刀一共有 23 种,其刀法一共分切、片、剁、劈 、拍、剞六种,每一种又分为多种刀法。它们支撑起中国八大菜系。

再看看我们自己,对于电脑手机上的应用大多停留在单击、双击、左滑、右滑、长按这些技能的时候,却想要用它们支撑起一条成功之路,简直是 Naive 。

一位伟人说过,生产力有两个要素,一个是人,一个是工具。

 

(五)关于文字处理和文档演示

一提到文字处理,一般人就会想到 Word、WPS 或者 Pages ;一提到演示文档,人们就会想到 PPT、KeyNote……这是这些工具的成功,也是媒体时代让人矛盾的地方——当工具被生产出来,它们往往直击痛点,加上媒体时代的渲染,人们总是倾向于关注表象,而忘了本质。过去那种 “透过现象看本质” 的说法,到了现在,不是对每个人都适用了。

这里的本质是什么呢?

文字处理和文档演示的本质,就是表达。选择不同工具的原因,不过是为了追求更高效、更便捷、更全面、更创意的表达。从这个层面来看,我们没有必要把工具局限在几个产品当中。

比如,为了更高效地表达,我选择石墨文档完成平常大部分时间的私人写作,因为我不用安装软件,不用考虑排版和字体;

同样,面对相对比较灵活、新型的公司时,我也选择石墨文档将方案直接分享出去,对方可以直接在需要修改或斟酌的地方做标记、点评。比如,我们会接触大量的平面设计和视频剪辑,如果向后期或者乙方提出修改意见,微信一条条写或者 60 秒的语音连续发是会被诅咒的,而采用石墨笔记任务清单的模式分享给对方,让对方修改一个勾选一个,有意见的地方直接在后面评论效率更高,交流成本也会更低。

事实上这些功能 Word 确实可以达到,但教学成本太大,并不轻松;

而在面对企事业单位或者大多传统公司时,又或者对方有明确要求时,不仅要严格选择使用 Word ,更要保证布局的美观、字体大小的可辨识度、品牌的适当输出,最重要的实现最本质的目的:你的写作是否精准地阐释了你的表达?

演示文档的本质也是表达,但 “PPT” 这三个字母让我们容易陷入工具误区。如果你愿意扩展思路,大概能想到很多种演示方法:①基础的 PPT 创作;②PPT创作中加入适当动画元素;③采用容易被大众接受的 MG 平面动画,当然成本特别高,PPT 也能达到;④十几张简单的平面图片,每张极富设计感,一张张演示讲解,浓缩意图;⑤使用 PR 或者其他更简单易上手的软件,制作一个简单视频,把表达意图浓缩在 3 分钟内,这是一种更有说服力的表达方式;⑥有一款名为 iebook 超级精灵的软件,可以制作 exe 格式的电子相册,插入图片、视频、文本,以更新颖地方式演示、表达;⑦微软自家还有一款名为 Sway 的软件,创作内容演示上来说,更高效、迅速,你可以在各种显示器甚至手机上为他人做演示;⑧新版 Office 365 支持在 PPT 当中添加三维物体,对于某些原理演示上更加直观;⑨用 WordPress 或者其他在线网站建设平台( 如 [上线了] ) ,可以快速建立一个网站,以这种思路,你可以把网站做成演示平台,方便所有人观看,当然 H5 可以……如果打不开思路,我们的心目中大概只有 PPT ,而且是传统 PPT 。

当然,逆向思考一下,有的事情没有必要做 PPT 。比如乔布斯每周三下午和营销团队开会的时候就禁止大家使用 PPT ,他希望团队能够批判式思考,而不是依赖讲演技术让整个会议只是表面上看起来像会议而已。

遇事就做 PPT ,最后只能被踢屁屁。

最后,印象笔记和 OneNote 作为老牌笔记软件,同样可以拿来当作写作平台,自己建立一个 WordPress 网站或者使用 GitBook 也是可以的。

 

(六)关于数据收集和整理:

使用表单搜集工具已经成为我们项目当中和我个人不可或缺的一部分。比如,在某次活动之前,我想知道大家的意愿,可以直接使用麦客 CRM 或者金数据等表单工具,制作一份意愿程度调查,可以迅速获取信息;

我仍然会记得以前,老师会发一叠表格给班委,一一传给同学们,让大家填写姓名、性别、出生年月、学号、身高、体重、父母情况、个人特长等等信息。填写信息越多,反馈需要的时间越久。最后,还要对数据进行录入、分析等等。现在,你只需要制作一份表单,发送到班级微信群或者 QQ 群,每个人都可以同时填写完成,一共花费的时间可以控制在 5 分钟内,而且立马可以看到直观的信息分析图。

如果你负责一个团队的信息收集,不妨多考虑使用表单工具。

 

(七)关于个人时间管理

时间管理和任务清单虽然是两件相互关联的事情,但绝不是两件相同的事情,这是需要注意的前提。

其次,我发现很多人都在时间管理里边儿存在两个巨大误区:①生活和工作硬性分开分开;②用过去判断未来。

①刻意地分开工作和生活,对某些职场人士似乎特别适用。而现代人的生活现状是,你的生活一直在被工作入侵,工业时代的朝九晚五快变成过去时了。很多人在做时间规划的时候习惯于把生活、家人排除在外,反而时间越来越局促时,生活的时间会被越来越多地排挤掉——你越是想要生活工作平衡,越是平衡不了。所以,与其分开,不如把家人和生活也纳入计划,敦促自己按照计划实施。这才是真正的平衡;

②“如果当初没有 xxx 就好了” 这是人们的口头禅。事实却是,如果当初做了什么或者没有做什么,你也不会是现在的你了。比如你当初选择读了外语,就不会拥有现在更理性的工科思维,不会遇到现在在某外企带项目的机遇。如果你当初做出不同的选择,生活可能是另一种状态,但你根本无法判定,它是好是坏。所以,在管理未来时间上,不要过多地把过去当作判断因素。

在此基础上,我一般会采用一种原则:留足时间,减少事件。

很多年前的动手能力和思考能力一度让我引以为傲,发现这个世界上有很多自己可以去做的事情,于是都试着去尝试。后来才发现,这种我引以为傲的资本,恰好是我的短板。

当时还没有智能手机这东西,所以一块手表是最好的时间记录方式。我把每天花费的时间用本子全部记录下来。一段时间之后,站在全局看,会发现:这是一个在努力学习、努力奋斗的傻逼。因为,通过这些时间记录,完全看不到这个人最终的方向指向哪里,或者说,看不到这个人的趋势。

所以,我直接原来要计划的很多事情划掉,把看起来很有意义但实际并无卵用的事情也给划掉。

什么事情对自己有意义?哪些应该划掉?每个人都有自己的准则。我的想法后来在个老和尚那里得到了印证:“人,你先确定自己这辈子不能做什么,再来看自己能做什么。”

在留足时间这件事情上,作为非互联网非原住民,我清楚地知道,时间对于我来说,永远都是充足的。当然,如果你一直认为时间不够,把每天用过的时间记录下来,记录一段时间,你就能对自己有更清晰的认知了。

比如你可能会发现,用在刷信息上的时间和用哎无关社交的时间有一大把,这样的状态,英文里有个单词就是 kill time。特别形象,你以为你在放松,其实你就是在杀死时间。

有智能机的现在,可以借用 APP 来完成时间记录。比如 “时间块”。如果你的苹果手机更新了 iOS12 ,系统现在自带的这个功能,叫 “屏幕使用时间” 。

我的个人看法是,工具只能是个辅助,不要沉迷在新鲜感当中,做就是了。

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