办公效工作环境

个人如何做到无纸化办公 / 学习/ 生活?

说到无纸化生活,笔者想到的第一个就是,怎么擦屁股?就算是当下在中国开始普及的 [ 湿厕纸 ],也是原生木浆够成的呀!

不过,阿拉伯水枪了解一下?

阿拉伯人对中国人用手纸擦屁股这件事,是非常嫌弃的。他们的厕所马桶旁边都安装了一只类似高压水枪的东西,帮助他们清理屁股。

没有这些设备的地方,他们怎么办呢?准备一盆清水在旁边。至于怎么用,大家自行猜想吧。

可以说在如厕方面的无纸化,阿拉伯早就走在我们的前面( 捂脸 )。

 

说到无纸化,古希腊伟大哲学家苏格拉底虽然因为他的伟大思想和智慧而被后世记住。但他对于书本、文字这种东西,是极度抵触的。在他看来,口头语言和争辩才是教育和真理所产生的地方。但他不曾想到,如果不是后世通过文字和书本对其生平语言的记录,历史恐怕没能记住这位伟大的哲人。

大概六七百年之后,在中国的西晋,人们因为争相抄写左思《三都赋》,“洛阳纸贵” 传诵至今。

书本的发展依赖于科技的发展程度,比如造纸术,也依赖于当时世人的接受程度以及语言、符号系统的完善程度。苏格拉底当初反对阅读并非文本本身有什么缺陷,恰恰只是当初的符号和语言系统并没有口口相传来得更加成熟。

而今我们同样面临这么一个问题:要不要,以及如何去适应无纸化生活?

我们的回答是,要。

身边的很多事、物,都有着无纸化的趋势,在此,我们大致分为:阅读、笔记、项目、档案、公文等五大类别。

 

(一)无纸化阅读

我们说一个人学问深厚,一般用 [ 学富五车 ] 来形容。但有好事者计算过,战国名家惠施那学富五车的竹简,不过十数万字。造纸术的发明,已经拥有划时代的意义,然而当下的科技更加颠覆人的想象:一个普通手机中的普通 APP 能够装下一个图书馆,在如今已经算是非常简单的一件事。

所以,如果你愿意,购买一个亚马逊 Kindle ,或者直接在手机上下载一个阅读 APP ,比如 “微信读书” 。但微信读书有一个弊端,笔者在使用过程中,遇到一个很大的问题:一些不错的书在书城找不到。很多其他阅读 APP 也拥有相同的问题。

手机自带的一些阅读 APP ,比如苹果手机自带的 iBook 也可以是不错的选择。你可以找到一些书本的电子版,传输到自己的阅读 APP 中。

事实上,不同的人读书,目的完全不一样。有的人比较功利,读书是为了长谋略、练技能;有的人是从来养成习惯,嗜书如命;有的人纯粹是打发时光。

一些先贤啃书有一种癖好,就是在纸质书的空白处写满了自己的笔记、心得。这是电子阅读很多时候比不了的。即便是像微信阅读可以支持笔记、收藏,但它最大的问题就在于:对于真正爱书的人来说,读书有时候是一件特私密的事情。对这类人来说,读书并不是一件功利的事,而是一种习惯、一种嗜好,纸质书本身已经是阅读的一部分,不可分割。谈不上无纸化。

所以无纸化比较适合钻研学习者、功利主义者( 非贬义 )、打发时光者。

很残酷的事实是,早有阅读习惯的人,不论无纸化还是书本,影响并不大;而对于没有阅读习惯的人来说,再好的工具,也带不来多大的益处。

所以,做个聪明人,千万别问:“有什么 APP 可以让我养成阅读的习惯?”

(二)无纸化笔记

有纸张的情况下,有的人习惯购买精美的笔记本作笔记,有的人习惯用空白的 A4 纸自我发挥。同样的,如果要采用无纸化笔记,同样遵循原先的习惯。

比如,如果你原先习惯使用图示、思维导图等方式做笔记、画结构,当然选择类似的无纸化笔记软件,我们更倾向于选择像 XMind 这样的思维导图工具来达到目的。

而如果你对于笔记的写作本身就有一套自己的法则,那么,你需要的仅仅是拥有纸质笔记本结构的空白笔记应用——印象笔记、OneNote,每一个都适合你。如果可以的话,硬件上采用微软的 SurfaceBook ,附带的触控笔可以直接在笔记应用上写作、涂画,更加自由。

不止如此,不同的人做笔记时,都有自己的逻辑 习惯、符号系统,也就是说,从来没有某一款笔记 APP 能够适合所有人。

先想清楚你自己的需求是什么,再去找工具,这是 Topbook 一直在强调的事情。

(三)无纸化档案

对于个人来说,大多很少存在所谓的档案整理,关于个人的户籍档案资料,一般都由所在地档案管理机构进行管理。而有关我们自己的简历、工作经历、病历,拥有纪念意义的邮票、车票、机票、电影票,哪些能够无纸化,哪些不能被无纸化,我们通常都能够自己做决定。

不过,和前任一起看过的电影票根、一起旅行的机票,你需要斟酌一下,如果被现任看到会是什么样的结果。不管是纸质档还是电子档。

无论如何,对所有文件全部电子化一份,是非常明智的选择。

如果有条件,购买一台扫描仪,或者是扫描、打印、复印一体的机器,数百元即可。如果觉得没有必要,采用一些扫描 APP ,比如 Scanbot 。

(四)无纸化项目

如果你是一个项目的牵头人、你能在一个项目当中说得上话,无纸化项目才能够成立。它需要一个项目启动之前,就开始无纸化的创意策划及意识普及。你需要在众多终端、系统、软件、平台当中,选择适合所有人操作、降低认知成本的载体。而且,所选择的对象必须是相比原有的办公方式更加有效率。否则,为了无纸化而无纸化,便是舍本逐末了。

在满足以上前提的基础上,作为项目负责人,一般会选择以自己最擅长和最熟悉的应用或系统进行项目的管理。对甲团队合适的项目应用系统对乙来说,却不一定了。

可以用于项目的应用或系统很多,比如印象笔记、石墨文档、有道云笔记、OneNote ,Teambition 等等,我们使用的是 Asana ,有的项目团队甚至会有专门的服务公司为其做定制开发。选择哪个,如何使用,这些也都是项目负责人应该深入研究的问题。

(五)无纸化公文

公文是个笼统的概念,我们常见的就是合同、发票、收据、证明、审批等等。

首先,众多企事业单位开始使用 OA 办公系统,除了实现项目无纸化外,还实现了审批、收支等等各方面的无纸化。

其次,电子发票的普及,也让发票走上了无纸化的进程;同样的,电子合同也成为了越来越常见的事物。

如果你有使用钉钉、企业微信等软件,对这些功能应该会更加了解。而一些第三方合同应用软件已经开始尝试使用区块链技术保障合同签署的合法性和安全性。

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最后,还是像我们说的那样,无纸化的生活不在于选择了多么酷炫的工具、技术,而是有没有按照自己所计划的,坚持下去。

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